Senior Office Manager & Head of Administration

Szukamy samodzielnej i dobrze zorganizowanej osoby, która przejmie odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie obszaru administracyjno-operacyjnego firmy. Na tym stanowisku będziesz odpowiadać za organizację pracy biura oraz rozwój i usprawnianie procesów administracyjnych.

To stanowisko dla osoby, która potrafi nie tylko realizować zadania, ale przede wszystkim samodzielnie organizować pracę, dostrzegać potrzeby, proponować rozwiązania i doprowadzać je do realizacji.

Zakres obowiązków:
• Samodzielne koordynowanie bieżącego funkcjonowania biura oraz zapewnienie sprawnej organizacji pracy w obszarze administracyjnym.
• Tworzenie, wdrażanie i optymalizacja procesów oraz procedur administracyjnych, w tym procesów związanych z bezpieczeństwem, dostępem do biura, obiegiem informacji i organizacją pracy.
• Odpowiedzialność za obszar floty samochodowej, w tym koordynację leasingów, ubezpieczeń, przeglądów, napraw i bieżącej eksploatacji pojazdów.
• Organizacja pracy kierowców oraz koordynacja procesów transportowych związanych z realizacją produkcji telewizyjnych.
• Koordynacja procesu onboardingu pracowników w zakresie organizacyjnym, w tym przygotowanie stanowiska pracy, sprzętu, dostępów oraz niezbędnych materiałów.
• Nadzór nad wydawaniem i ewidencją sprzętu służbowego oraz zarządzaniem dostępami.
• Współpraca z dostawcami, usługodawcami i partnerami zewnętrznymi oraz koordynowanie bieżącej współpracy.
• Przygotowywanie i aktualizowanie dokumentacji, procedur, zestawień i raportów dotyczących obszaru administracyjnego.
• Monitorowanie kosztów administracyjnych oraz udział w planowaniu i kontroli budżetu.
• Analizowanie potrzeb organizacyjnych firmy oraz inicjowanie działań usprawniających funkcjonowanie biura i procesów wewnętrznych.
• Współpraca z innymi działami przy realizacji projektów i procesów wymagających koordynacji organizacyjnej lub administracyjnej, w tym projektów związanych z IT.
• Monitorowanie realizacji powierzonych działań, terminów i zobowiązań oraz samodzielne rozwiązywanie bieżących problemów operacyjnych.
• Obsługa i koordynacja obiegu dokumentacji kosztowej oraz administracyjnej, w tym opisywanie dokumentów w systemie DMS.

Kogo szukamy?
• Osoby, która potrafi tworzyć, porządkować i optymalizować procesy oraz procedury.
• Osoby samodzielnej w podejmowaniu decyzji i prowadzeniu powierzonych tematów od identyfikacji potrzeby do wdrożenia rozwiązania.
• Osoby z doświadczeniem we współpracy z dostawcami, usługodawcami i partnerami zewnętrznymi.
• Osoby, która potrafi monitorować koszty, przygotowywać zestawienia oraz pracować z budżetem.
• Osoby bardzo dobrze zorganizowanej, potrafiącej ustalać priorytety i sprawnie działać w dynamicznym środowisku.
• Osoby komunikatywnej, potrafiącej współpracować z osobami na różnych poziomach organizacji.

Nasze wymagania:
• Minimum 5-letnie doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu obszaru administracyjnego, office management lub pokrewnego obszaru.
• Angielski na poziomie komunikacyjnym, zarówno w mowie, jak i w piśmie.
• Dobra znajomość pakietu MS Office / Google Workspace.
• Samodzielność, odpowiedzialność i proaktywne podejście do powierzonych zadań.
• Prawo jazdy kat. B będzie dodatkowym atutem.
• Znajomość branży produkcji telewizynej będzie dodatkowym atutem.

 

E-mail do aplikacji: praca@jake-vision.pl